究極のウェルカムパケットを作成する方法

公開: 2021-02-04

組織が不足しているために、新しいクライアントを呼び込むときに慌てて感じますか? これは、ウェルカムパケットをまとめるまで、中小企業にとってかなり一般的な問題です。

ウェルカムパケットは、新しいクライアントのオンボーディングプロセスにプロフェッショナルなコンポーネントを追加します。 それはあなたの人生とあなたのクライアントのように楽になり、素晴らしい第一印象を与えます。

それはデジタルである可能性があります。 つまり、それに直面しましょう、最近のほとんどのものはそうです。

ウェルカムパケットは、次のことをまとめた便利なドキュメントと考えてください。

  • クライアントウェルカムノート
  • 作業方針
  • クライアントの期待
  • 仕事の境界
  • 課金情報
  • クライアントのコミュニケーション方法
  • もっと

理想的には、ドキュメントには、仕事上の関係の開始時に、電子メール、電話、または対面で新しいクライアントに参加するために必要なすべての情報が含まれている必要があります。

ウェルカムパケットはクライアントにとって便利であり、プロジェクトに再度チェックインするためのアクセスが容易になるため、作業プロセスや期待について混乱することはありません。

ウェルカムパケットをどのように作成しますか?

新しいクライアントをオンボーディングするための究極のウェルカムパケットを作成する際に含める必要のあるセクションを見てみましょう。

ウェルカムノート

ウェルカムパケット-ウェルカムノート

クライアントウェルカムパケットを作成するときに最初に含めるものの1つは、ウェルカムノートです。 クライアントをあなたとの協力関係に迎えるために、しっかりとした挨拶で舞台を整える必要があります。

新しいクライアントと仕事をすることにどれほど興奮しているか説明してください。 彼らを歓迎し、彼らのプロジェクトであなたを信頼してくれたことにも感謝します。

基本的に、人柄が良く、彼らとの関係を築き始めます。

期待と境界

ウェルカムパケット-期待と境界

ここでは、クライアントに最初から何を期待すべきかを知らせ、独自の境界を設定する必要があります。

このセクションには、次のような質問への回答を含める必要があります。

  • いつ利用可能になるか(オープン、オフィス、オフィス外など)
  • あなたが彼らのメールを返すことができるようになるとき
  • あなたが彼らのために何かをすることができない場合、彼らは誰と話すべきか

また、新しくオンボーディングされたクライアントに、仕事上の関係を開始する前に何を期待するかを知らせる必要があります。

コミュニケーション

ウェルカムパケット-コミュニケーション

ウェルカムパケットのこのセクションでは、プロジェクト中にクライアントがどのように、いつ、どこであなたと通信できるかについて説明します。

あなたは彼らにあなたの好ましいコミュニケーションの方法、あなたが利用できる頻度、そして彼らがプロジェクトについての最新情報を見ることができる場所を教えます。

  • あなたはあなたのクライアントから電話を受けますか、そして彼らはいつでもあなたに電話をかけることができますか? Sはpecifically彼らは電話のためのあなたの可用性を教えてください。
  • コミュニケーションの好みのツールは、Eメール、Trello、またはSlackですか?
  • ZoomまたはSkypeを介して定期的にビデオ通話を行うかどうかを知らせます。

時々、あなたのクライアントはあなたの好みのプロジェクト管理とコミュニケーションツールの使用に精通していないかもしれません。 この場合、あなたは彼らがそれらの使い方を学ぶことができるチュートリアルを彼らに向けるべきです。

または、Loomなどの画面記録ツールを使用して各ツールを確認し、クライアントにそれらの使用方法を教えることができます。

明らかに、あなたがより役立つことができるほど、より良いです。

クライアントとのコミュニケーションを決定するときは賢くしてください。 クライアントにとって何が簡単かだけでなく、ワークフローに最適なものと、プロジェクト全体で明確な境界を維持するのに役立つものを検討する必要があります。

プロジェクトのターンアラウンド

ウェルカムパケット-プロジェクトのターンアラウンド

クライアントは、最初からプロジェクトの推定所要時間を知る価値があります。 したがって、ウェルカムパケットのこのセクションでは、次のような質問に対する回答を提供する必要があります。

  • プロジェクトの推定所要時間はどれくらいですか?
  • 何がターンアラウンドタイムの​​延長を引き起こす可能性がありますか?
  • プロジェクトをどのくらいの速さで立て直しますか?
  • あなたの所要時間は何に基づいていますか?
  • プロジェクトごとに異なる所要時間はありますか?

また、クライアントに1時間ごとに課金する場合は、プロジェクトに費やした時間を注意深く追跡する必要があります。

時給と、プロジェクトのさまざまな部分に費やす時間ごとにどのように更新するかを彼らに知らせてください。

また、クライアントから急いで仕事をすることもあります。これは、優先順位を付けて迅速に取り組む必要があります。 この状況では、ラッシュジョブの構成要素、ラッシュチャージ、およびラッシュチャージが通常と同じかどうかをクライアントに通知する必要があります。

営業時間

ウェルカムパケット-営業時間

営業時間は、プロジェクトに積極的に取り組む時間です。 あなたは営業時間を確立し、それらに固執する必要があります。

そうしないと、24時間体制で作業することになります(私を信じてください)。

また、クライアントのウェルカムパケットで、毎週の営業時間と、プロジェクトのタイムラインに該当する不在期間を知らせます。

勤務時間中の勤務に固執し、勤務期間と非勤務期間の間に明確な境界を設定する必要があります。

請求する

ウェルカムパケット-請求

このセクションには、一般的な請求、割引、および支払いプロセスの内訳が含まれている必要があります。

これらの詳細は契約に含まれている可能性がありますが、クライアントのウェルカムパケットに含まれていても問題はありません。

これにより、オンボーディングプロセス中にクライアントに十分な情報が提供され、支払いについて通知されます。

請求方法をクライアントに知らせる必要があります(前払いの全額、前払いの50%の料金、またはサービス完了時の全額)。

彼らは、提供されたサービスに対してどのように支払いを行うことができるかを知っている必要があります。

また、すべての請求書が毎月特定の日に請求される場合、または契約ごとに異なる場合は、それらを許可する必要があります。

また、割引を提供する場合や紹介システムを導入している場合は、必ず含めてください。

守秘義務

ウェルカムパケット-守秘義務

パスワードなどの機密情報を受け取る場合は、ウェルカムパケットでそれらをどのように処理するかをクライアントに知らせてください。

必要な機密情報、それらを受け取る方法を伝え、プライバシーが安全であることを保証する必要があります。 この部分も契約書に明記する必要があります。

ウェルカムパケット-値

クライアントのウェルカムパケットに、会社またはビジネスとしての価値を含むページを追加します。

新しいクライアントに、コアバリュー、チームの運営方法、他のコミュニティ(LGBTQ +など)をサポートするかどうか、理想、ビジネスとしての境界を知らせます。

これは、関係を築く上で大いに役立ちます。

クライアントアンケート

クライアントアンケート

最後に、ウェルカムパケットは、新しくオンボーディングされたクライアントにアンケートを提示する必要があります。

これにより、プロジェクトとそのビジネス(ブランディング、データ、チームメンバーなど)に関する関連情報をクライアントから収集し、今後のメールのやり取りを防ぐことができます。

このクライアントアンケートは、ウェルカムパケット内からリンクでき、ウェルカムパケットの最後に表示されます。

必要なすべての情報と、クライアントからの回答が必要な質問を質問票に含めます。 次に、クライアントの質問票へのリンクを含めます。

ウェルカムパケットについての最後の言葉

このタイプのウェルカムキットをクライアントに使用することで、より整理された感じになり、あなたとクライアントの間に長引く質問や誤解が生じることはありません。

手の込んだものである必要はありません。 通常はシンプルが最適です。

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