プロジェクト管理ソフトウェアのいくつかのレビュー

公開: 2015-10-02

プロジェクト管理

プロジェクト管理に関して、どのようなプログラムを選択できますか? NGOのプロジェクト管理に携わっている9人の専門家に聞いた。 以下は、使用する必要のあるプログラムの概要と、最も役立つツールです。

どんなプロジェクト、そんなプログラム

プロジェクトの管理に役立つプログラムが必要です。 すばらしいですが、プロジェクト管理とはどういう意味ですか? プロジェクトの詳細な計画とスケジュールを公開しますか? ドキュメントで一緒に作業しますか? ドキュメントの作成、問題の処理などのタスクを追跡しますか?

プロジェクト管理とタイムトラッキングソフトウェア」の定義は大きく異なる場合があります。 ニーズは、主にドラフト条件、チーム、およびプロジェクトの管理方法によって異なります。

質問された人々の回答は不均一でした。 プログラムは、主に6つの管理活動の実施に役立つことが判明しました。 この記事では、これらの6つの機能に特化した観点からプログラムについて説明しました。 最後に、このようなプログラムについて説明します。ちなみに、これは6つの問題すべてに役立ちます。

プロジェクト計画

プロジェクト管理に専門的に携わる多くの人々にとって、サポート管理ツールは主にプロジェクトの詳細な計画の目標と目的を支援し、それらが互いにどのように組み合わされているかを視覚的に示します。 このような計画により、プロジェクトの実施スケジュールを正確に決定し、その実施の道筋を理解し、特定のタスクに協力する個人を割り当てることができます。 このような計画は通常、次のもので構成されます。

  • 実行するタスクの詳細な内訳、
  • タスクを割り当てるので、プロジェクトのどの要素の責任者を決定し、
  • 各タスクに必要な時間を見積もります。
  • 依存するアクティビティ間のリンク-たとえば、特定のアクションが次のアクションの開始にどのように影響するか。

この方法でプロジェクトを管理するのが好きな人は、多くのツールを選択できます。 Microsoft Projectは、計画に関連する多数の機能を提供する、広く使用されている大規模なパッケージです。 しかし、それは複雑すぎると信じている人もいます。 その最も単純なバージョンでさえ、このプログラムはそのサービスにまともな見習いを必要とします。

多くの人が、Microsoft Projectに似たアプリケーションであるOmniPlanプログラムを賞賛しましたが、Macのニーズに合わせて設計されています。 これらのプログラムは両方とも、プロジェクトが計画の作成と定期的な更新を含む管理の責任者であることを前提としたコンピューターアプリケーションであることは注目に値します。

ただし、このような形式化された詳細なプロジェクト計画は、すべての人に適しているわけではありません。 このような計画の作成には時間がかかり、柔軟性がないと考える人もいます。プログラムは非常に複雑であるため、定期的に更新を提供することはできません。

これらの人々はガントチャートに注目しました。ガントチャートは通常、これらのアプリを使用するのは複雑すぎて、チームで協力するすべての人のために設計された計画を表すことはできません。

これがあなたの意見でもある場合は、たとえば、を使用して、プロジェクトのより正式でない実装スケジュールを作成できます。 ExcelスプレッドシートまたはMicrosoftVisioやOmniGraffle(Macintosh用)などのグラフ作成ツール。 Excelの使用に関しては、ガントチャートやその他の種類のグラフに作成する多くの追加機能があります。

タスクの管理

タスク管理の支援は、通常、プロジェクトを管理するためのプログラムで最も望ましく、最も一般的な機能です。 その後、タスクを定義し、それらに割り当て、実装の制限時間を設定し、タスクが完了したことを確認および確認しました。

Microsoft Projectは、プロジェクトの管理者がタスクの識別と割り当て、期限の設定、特定のタスクの実行に必要な時間数の予測を可能にする広範な機能を提案しています。 これらのアクティビティと並行して、特定のタスクとその実装がプロジェクトスケジュール全体に与える影響、およびチーム内の個人の実際の作業負荷を観察できます。

また、サーバーレベルで実行されているバージョンを使用する場合、チームの各メンバーは、リストに常時アクセスし、タスクに費やす時間を選択し、すでに完了したタスクを特徴付けることができます。

特定のプログラムを選択するときは、プログラムが使いやすい場合は、開発されていない機能が提供されることを確認してください。 一方、有効にした単純なプログラムは、おそらくチーム内で最も洗練された人々でも処理できます。 与えられた状況で何が重要かを考えることは常に価値があります。

プロジェクト管理

一般的なドキュメントでの作業

プロジェクトでの作業は、さまざまな種類のドキュメントに大きく依存しています。 プロジェクトに関連するドキュメントの電子バージョンを収集および保存するためのすべての場所にアクセスできるようにすることで、作業を容易にし、運用の効率を向上させることが重要になります。 これは、プロジェクトチームで働く人々がさまざまな場所に住んでいて、定期的に会う機会がない状況では特に重要です。

このようなチームの場合、添付ファイルが絶えず変更されている電子メールを送信すると、すぐに悪夢に変わる可能性があります。 (注–ネットワーク内の共有ドキュメントで作業するように切り替えるのに苦労する人もいるので、それも考慮に入れて、早めにすべてについて話す価値があります)。

ドキュメント共有機能は、ほとんどのオンラインプロジェクト管理ソフトウェアの基盤です。 BasecampのタイムトラッキングとCentralDesktopは、ドキュメントの読み込みと保存、ドキュメントの同時作業、収集されたドキュメントのインベントリの作成のための使いやすい機能を提供します。

また、DreamTeam、Central Desktop、Dotproject、Microsoft SharePoint、LiveOfficeなどの広範なドキュメント共有機能を目的とした他のプログラムも検討する必要があります。

主にドキュメントの共有に特化したプログラムがたくさんあります。 GoogleDocsとZohoProjectは、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを保存し、同時におよび非同期で編集する機能を提供します。

プロジェクトがそれほど複雑でない場合は、GoogleDocsで共有ドキュメントのセット(プロジェクトの仕様、タスクリスト、スプレッドシート)を作成するだけで十分な場合があります。 これは、プロジェクトで働くすべての人を歓迎する簡単な方法です。

カレンダーと連絡先リストの共有

プロジェクト活動の有効性は、うまく機能している共同カレンダーと共同連絡先リストにも影響を与える可能性があります。 会議を手配する必要があるときは、プロジェクトチームの何人かがそれらのカレンダーにアクセスできるので、非常に役立ち、時間を大幅に節約できます。 チームがMicrosoftOutlookまたはMicrosoftExchangeを使用している場合は、共通のカレンダーと連絡先リストに関連するすべての機能も使用している可能性があります。

上記のプログラムでは、共通のカレンダーを作成することもできますが、問題は、チーム内の各個人の定期的な補充に対する信念にある可能性があります。 これを改善するために、一部のプログラムでは、カレンダーをGoogleカレンダーまたはOutlookのカレンダーに統合する機能が提供されています。 これは間違いなく物事を簡単にすることができます。

カレンダーがプロジェクトで使用するメインツールである場合は、使いやすいGoogleカレンダーを使用するだけで、独自のカレンダーとプロジェクトカレンダーを同時に実行し、別の会議の共同スケジュールと共有できます。 。 多くのプロジェクトでは、すべての連絡先を含む実際に共有されたスプレッドシートです。

問題と欠陥への対処

タスクの管理は比較的簡単です。各タスクには、担当者、ステータス、期日などが割り当てられます。多くのプロジェクトでは、個々のアイテムに関するコメントやディスカッション、重大度レベルの問題や問題の割り当てなど、より複雑な問題に役立つツールが必要です。更新や新しい情報を送信する場合は、追加のドキュメントを添付してください。 PrintScreenはこの問題に関連しています。

このようなツールは、技術プロジェクトの際に、修復エラーが必要な新しいものを追跡し、これらのエラーの情報と解決策を保存するためによく使用されます。 実際、すべてのプロジェクトで、この機能は、解決を待っている質問や問題の共通の保管場所、およびそれらにアドバイスする方法に関する情報を作成するため、問題の解決に役立ちます。

私たちの人々が問題を解決するために他の機能とは異なるアプリケーションを利用することを宣言したすべての質問。 それらのいくつかは、Excelスプレッドシートから単に恩恵を受けました。 JiraやFogBugzなど、他のプログラムも利用できます。 プログラムには料金がかかりますが、これらのツールの年間使用コストは非常にわずかです。

MantisやBugzillaなどのフリーソフトウェアに基づいた、同様の機能を備えた無料のプログラムもあります。 これらのプログラムは、独自のサーバーにインストールする必要があります。 これは、より技術的なプロファイルを持つ組織にとって優れたソリューションになる可能性があります。

ほとんどの人は、障害のトラブルシューティングと修復に関連するプログラムの場合でも、プログラムの機能と洗練の間で常に妥協を待っていることを強調しました。 これは特に重要です。平均的なユーザーにとって手頃な価格になると、もう一度強調します。 たとえば、DoneDoneなどのツールは、シンプルな機能セットを提供し、さらにモダンで使いやすいグラフィックスを特徴としています。これにより、コンピュータープログラムの経験が少ない人も使用できるようになります。

実行時間の追跡

プロジェクトタスクの実装を外部の誰かがチェックする必要がある場合、またはプロセスを初めて実行する場合は、その後繰り返されるプロセスを実行するときに、チームの人々に捧げられた特定のタスクを実行する時間を正確に知ることができます。 このようなデータは、外観とは異なり、計画および設計タスクを収集して現実に変換することは困難です。

多数のプログラムを使用すると、特定のプロジェクトの実装中に情報を収集する方法をカスタマイズできます。 Microsoft Projectには、リクエストシートのタイムシートとその準備を電子メールで送信したり、この情報をプロジェクト計画に自動的に転送したりできるツールがあります。 同様のツールは、DreamTeam、Central Desktop、Basecampの統合プログラムも提供します。

タイムトラッキング専用であるが、人気のあるプロジェクト管理ツールと統合できるアプリもあります。そのうちの1つがTimeCampです。 Podio、BaseCamp、Trello、Assembla、Jira、Asanaなどと統合されています。 これは、特定のPMソフトウェアに慣れているが、追加の時間追跡が必要なチームにとって便利なソリューションです。

実行時間を追跡するのに役立つアプリケーションを使用して、タスクを実行するすべての人が、期限前に何をしているのか、およびこれらの条件がどのようにチェックされるのかを明確にする必要があります。

すべての機能を備えたツール

プロジェクト管理用のツールのトピックについて話したすべての人は、上記のすべての機能を備えた最高のスーパーツールの1つをチェックすると述べました。 同時に、恩恵を受けたプログラムに完全に満足している人は誰もいません。

実際、そのようなツールを含めるべきものの1つのバージョンを確立することは不可能でした。 個々のタスクのすべてのニーズに適切に対応するプログラムが作成されたかどうかは疑わしいです。

ただし、プロジェクトが管理に​​関連する1つまたは2つ以上の機能に使用されている場合は、多機能プログラムのいくつかを確認することをお勧めします。

Microsoft Project

これは、プロジェクト管理に専門的に携わる多くの人々に愛され、高度な機能を豊富に備えた、最も長い伝統を持つプログラムです。 大規模なプロジェクトに最適ですが、小規模なチームの場合は複雑すぎる可能性があります。 他の多くのプログラムとは異なり、Microsoft Projectは、最初に可能な限り詳細な計画とその後の定期的な更新を特定することに重点を置いています。

このプログラムの冒頭ですでに述べたように、プロジェクトは積極的に管理している人であり、計画を更新するために週に一定の時間を費やしていることを前提としています。 このように作業することができれば、プログラムは、プロジェクトがどのように変化しているかを正確に確認する機能をもたらします。

ベースキャンプ

使いやすく、非常に人気のあるタイムトラッキングBasecampは、特に複雑なニーズを持たないチームにとって優れたソリューションになる可能性があります。 さまざまな場所に住む人が配置されたチームをサポートするように設計されています。 主にドキュメントの提供とそれらの共同作業に関連する機能を提供し、カレンダーを共有して、何かが変更されたときに相互に通知します。

計画および管理タスクに関しては、その機能は制限されています。 たとえば、タスク間の関係を確認したり、ガントチャートを観察したり、タスクをその実装の暦日に割り当てることもできます。

セントラルデスクトップ

Central Desktopは、プログラムBasecampとほぼ同じですが、より多くの機能を備えています。 特にメールのやりとりをベースにした作業にも対応しています。 たとえば、ドキュメント、カレンダー、タスクを共有し、更新された電子メールを受信するだけでなく、共通のメールを使用してコメントを送信します。これは、関連するプロジェクトドキュメントに自動的に割り当てられます。

DotprojectやZohoProjectなど、同様の機能を備えた無料のインターネットソフトウェアが他にもあります。

概要

どのプロジェクト管理プログラムがあなたに最適ですか? これは主にあなたのニーズとプロジェクトの性質に依存します。 議論されたすべての分野に関連する機能を持つ1つのプログラムをもっと気にしますか? 自分の分野の鍵、またはタスクや問題の管理、またはタスクの時間追跡に役立つツールを好むかどうか。

チーム内のアクティビティを合理化し、チーム外の人々がプロジェクトで何が起こっているのかをすばやく把握できるようにするツールに依存していますか? これらの質問に対する答えは、どのプログラムがあなたに最適であるかによって大きく異なります。